10 BƯỚC ĐỂ BẮT ĐẦU VỚI MỘT KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

tổ chức sự kiện

Đừng bắt đầu lên kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn mà không đọc 10 bước này.

Mặc dù chúng tôi không thể xác định tất cả các chi tiết bạn sẽ cần suy nghĩ, vì phần lớn nó sẽ phụ thuộc vào loại sự kiện bạn đang tổ chức. Chúng tôi có thể đề xuất một số việc  quan trọng cần tuân thủ cho bất kỳ sự kiện nào. Chúng tôi hy vọng những điều sau cung cấp một điểm khởi đầu cho kế hoạch sự kiện của bạn.

1. Phát triển mục tiêu và mục tiêu sự kiện

Bước đầu tiên là thiết lập một mục tiêu và mục tiêu hữu hình. Ví dụ, tại sao bạn tổ chức sự kiện và bạn hy vọng đạt được điều gì?

Bạn cần biết các mục tiêu chính trước khi lập kế hoạch. Từ đó có thể đảm bảo rằng mọi phần của sự kiện được tối ưu hóa để thành công. Bạn đang cố gắng nâng cao nhận thức cho một nguyên nhân. Thu thập số tiền quyên góp được xác định trước cho dự án tiếp theo của bạn?

Đặt mục tiêu rõ ràng sẽ giúp nhóm của bạn dễ dàng đạt được mục tiêu của mình hơn.

2.   Tổ chức một đội

Bất kỳ sự kiện nào cũng cần nỗ lực phối hợp để xử lý tất cả các chi tiết. Xem xét về kế hoạch tổ chức sự kiện cho các tiểu ban, chẳng hạn như:

  • Quản lý địa điểm;
  • Diễn giả;
  • Sự giải trí;
  • Công khai;
  • Nhà tài trợ;
  • Quản lý tình nguyện

Việc chỉ định vai trò cá nhân cho các thành viên trong nhóm tạo ra một hệ thống trách nhiệm. Cũng như ngăn chặn các nhiệm vụ rơi xuống đường.

3. Đặt ngày

Ngày có thể đã được đặt trước cho một sự kiện định kỳ. Nhưng hãy chắc chắn xem xét các điều sau đây trước khi xác định ngày của bạn:

Nhiệm vụ không thể bỏ quên chính là xác định ngày

  • Cho mình đủ thời gian! Tốt nhất, bạn nên có 4 – 6 tháng để lên kế hoạch
  • Hãy nhận biết các ngày lễ theo luật định và tôn giáo
  • Tránh các khoảng thời gian nghỉ hè (ví dụ: kỳ nghỉ mùa đông, mùa xuân và mùa hè)
  • Kiểm tra ngày với những người tham gia chính – ví dụ: người nói, người thuyết trình, khách VIP, v.v.

Khi bạn đã đặt ngày, hãy đặt địa điểm của bạn ngay lập tức. Sự kiện của bạn phải có một ngày và địa điểm đóng đinh trước khi bắt đầu quảng cáo. Vì vậy nhiệm vụ này cần phải được hoàn thành càng sớm càng tốt.

4.   Thương hiệu sự kiện của bạn

Nếu bạn muốn sự kiện của mình nổi bật, bạn cần chọn một chủ đề kịp thời và hấp dẫn.  Bạn phải khác biệt với đối thủ cạnh tranh. Điều này có nghĩa là bạn cần đưa ra một chủ đề tổng thể năng động và bạn cần hết sức cẩn thận với tên thật – vì nó có thể là một công cụ chú ý quan trọng, đặc biệt là trong phương tiện truyền thông trực tuyến.

  • Tên Brainstorm:  Khi bạn đang động não về tên sự kiện, hãy nghĩ về:
    • Sự kiện của bạn khác với các sự kiện khác trong lĩnh vực của bạn như thế nào?
    • Bạn đang hy vọng truyền tải điều gì qua sự kiện này?
  • Tạo một Tagline:  Một khi bạn đã đưa ra một cái tên, hãy thử tạo một khẩu hiệu. Một khẩu hiệu thương hiệu ngắn, đáng nhớ sẽ mô tả sự kiện này.
  • Thiết kế Logo:  Bước cuối cùng sẽ có logo được tạo để thể hiện sự kiện của bạn. Logo có thể là một công cụ xây dựng thương hiệu hiệu quả. Cung cấp sự công nhận ngay lập tức cho sự kiện của bạn trong tất cả các mặt hàng công khai và quảng cáo của bạn (ví dụ: áo phông, chai nước, túi xách, v.v.)

Làm thế nào để thương hiệu của bạn thật nổi bật ?

Khi bạn có tên, khẩu hiệu và logo của mình, hãy sử dụng nó trong tất cả các tài sản thế chấp tiếp thị của bạn! Một khẩu hiệu hấp dẫn có thể là vô giá trên phương tiện truyền thông xã hội. Nó cũng khắc sâu trong tâm trí khán giả và giữ sự kiện của bạn trong suy nghĩ của họ.

5.  Tạo một kế hoạch tổng thể 

Kế hoạch này sẽ bao gồm tất cả các khía cạnh của sự kiện, bao gồm:

  • Địa điểm, hậu cần, và quản lý phục vụ ăn uống (hợp đồng, giấy phép, bảo hiểm, vv)
  • Diễn giả / người thuyết trình (xác định, xác nhận, hậu cần & quản lý)
  • Hoạt động / giải trí
  • Công khai / quảng cáo (trực tuyến & ngoại tuyến, trang web & quảng cáo trực tuyến; lịch sự kiện; chương trình in, quan hệ truyền thông; bảng hiệu; phương tiện truyền thông xã hội, v.v.)
  • Đăng ký (đăng ký trực tuyến, thanh toán và theo dõi; đăng nhập tại chỗ, v.v.)
  • Nhà tài trợ / quản lý đối tác
  • Quản lý tình nguyện

Khi lập kế hoạch cho sự kiện của bạn, hãy xem xét việc tạo một dòng thời gian chi tiết.. Bao gồm khi bất kỳ giấy phép hoặc chính sách bảo hiểm cần phải được gửi.

6. Xác định quy trình hành chính

Nói cách khác, làm thế nào để bạn theo dõi kế hoạch? Đăng ký, ngân sách, khách và danh sách người phát biểu của bạn, vv?

Nếu bạn là khách hàng của Công ty tổ chức sự kiện T&H Event . Bạn có thể nhanh chóng quản lý các bước tổ chức sự kiện của mình.

Bạn có thể muốn xác định kế hoạch tổ chức sự kiện và theo dõi thông tin sự kiện.

Tổ chức quy trình hành chính 1 cách hợp lý

7. Xác định và thiết lập quan hệ đối tác và tài trợ

Có tổ chức nào mà bạn có thể hợp tác hoặc kêu gọi tài trợ để giảm chi phí không? Khi bạn liên quan đến những người hoặc nhóm khác trong sự kiện của bạn, họ có một phần trong việc giúp truyền bá và làm cho sự kiện thành công.

Bạn có thể muốn xem xét:

  • Tìm kiếm  các nhà tài trợ của công ty  để tài trợ một phần của sự kiện. Điều này có thể bao gồm từ các tổ chức quốc gia có thể muốn tài trợ một bữa ăn tối, cung cấp giải thưởng cửa hoặc một mặt hàng đấu giá im lặng quan trọng, cho các doanh nghiệp địa phương có thể cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, như hoa cho bàn, vật phẩm túi quà tặng, v.v. .
  • Hợp tác với  các tổ chức cộng đồng. Những người có thể cung cấp địa điểm hoặc hỗ trợ tổ chức một sự kiện.

8. Tạo một kế hoạch công khai

Ngay cả với những dòng giải trí tuyệt vời nhất, bạn cần công khai để đưa mọi người vào cuộc. Quảng cáo sự kiện bắt đầu bằng thông báo ban đầu hoặc trên trang web của bạn. Ghi chú trong bản tin hoặc email của bạn để lưu ngày. Sau đó quan hệ truyền thông và tiếp cận cộng đồng để khuyến khích đăng ký. Và không có kế hoạch tổ chức sự kiện nào được hoàn thành mà không có lời cảm ơn sau sự kiện. Lời cảm ơn của nhà tài trợ và bài viết về các thông điệp chính của sự kiện.

9. Thiết lập ngân sách

Ngân sách của bạn nên kết hợp các ước tính cho tất cả các mục chính được xác định trong các bước tổ chức sự kiện của bạn. Đừng quên bao gồm bất kỳ chi phí đi lại hoặc ăn ở cho người nói, người thuyết trình, vv

ngân sách tổ chức sự kiện

kế hoạch tổ chức sự kiệnĐừng quên phải xác định ngân sách của chương trình

10. Xác định quy trình đánh giá

Làm thế nào để bạn xác định được sự kiện của bạn là một thành công? Bạn có đo lường sự thành công bằng số lượng người đăng ký hoặc người tham dự hay không?  Có phụ thuộc vào việc bạn hòa vốn hoặc tăng số tiền mục tiêu trong quyên góp?

Khi bạn đặt mục tiêu vào sự kiện, bạn cũng nên xem xét cách bạn sẽ đánh giá sự kiện. Làm thế nào để xác định thành công của bạn. Nếu sự kiện của bạn liên quan đến việc theo dõi, ví dụ: đấu giá im lặng, thì bạn sẽ cần đặt một số quy trình để xác định hàng hóa được cung cấp bằng hiện vật và tiền gây quỹ tại sự kiện.

Tương tự, nếu mục tiêu khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện là nâng cao nhận thức, bạn sẽ phải điểm chuẩn và thu thập dữ liệu về hoạt động / đề cập truyền thông xã hội trực tuyến, v.v. và công khai ngoại tuyến – một lần nữa dựa trên các mục tiêu ban đầu của bạn.

Nếu bạn đang không biết nên bắt đầu từ đâu cho việc tổ chức sự kiện của mình ? Công ty tổ chức sự kiện T&H Event sẽ giúp bạn thực hiện những việc đó. T&H Event luôn đi đầu trong ý tưởng sáng tạo, chuyên nghiệp. Với hệ thống thiết bị hiện đại cùng đội ngũ Đạo diễn, Quay phim, MC, Người mẫu, Ca sĩ nổi tiếng. Đội hình nhân sự trẻ tuổi có ngoại hình đẹp, những sự kiện do T&H Event tổ chức luôn mang lại thành công và giá trị lớn cho thương hiệu của doanh nghiệp bạn.

Mọi chi tiết xin liên hệ : 

T&H EVENT

Nguồn : T&H Event

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *