6 BƯỚC TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHO YEAR END PARTY

YEAR END PARTY

Tổ chức sự kiện cho dịp Year End Party luôn là chủ đề sôi nổi nhất tại các công ty trong những ngày cuối năm. Đó không chỉ là giây phút gần như chuyển giao năm mới, nhìn lại một chặng đường phát triển của doanh nghiệp, mà còn là lúc cho các nhân viên xả hơi và giao lưu sau thời gian làm việc căng thẳng. Dưới đây là 6 bước giúp bạn tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cho dịp Year End Party.

1. Lên ý tưởng tổ chức sự kiện & Xác định chủ đề buổi tiệc

Đây là công đoạn mà tất cả các nhân viên trong công ty đều có thể tham gia. Các nhân viên đều có thể brainstorm cùng nhau để thống nhất chủ đề chính của buổi tiệc. Ý tưởng tổ chức khá phong phú, tùy thuộc vào số lượng nhân viên và văn hóa của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, thông thường Year End Party thường được các doanh nghiệp tổ chức vào cận Giáng Sinh. Nên chủ đề chính mang hơi hướng Ông già Noel, cây thông, và những bộ trang phục màu đỏ. Nhưng điều này là không bắt buộc và hoàn toàn không có một giới hạn nào để lên ý tưởng cho các doanh nghiệp.

YEAR END PARTY

Thông thường Year End Party thường được các doanh nghiệp tổ chức vào cận Giáng Sinh

Khi đã lên được ý tưởng tổ chức sự kiện và xác định được chủ đề cho buổi tiệc, bạn mới có thể nghĩ được những hình thức để truyền tải được ý tưởng này tới người tham dự thông qua những thứ xuất hiện trong buổi tiệc. Như màu sắc chủ đạo, cách trang trí, các bản nhạc được phát, hay thậm chí là những món ăn.

2. Ước tính số lượng người tham dự

Các bạn nên lưu ý một điều rằng, ở Year End Party, thành phần tham dự không chỉ là đội ngũ các bậc quản lý và nhân viên trong công ty. Một thành phần đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển và thịnh vượng của doanh nghiệp chính là các khách hàng và đối tác.

Thứ hai, bạn cần ghi nhớ đó là không bao giờ được đặt số lượng suýt sao với ước tính. Vì nhiều lúc nhân viên, đối tác, khách hàng có thể dẫn theo gia đình, con cái của họ để chung vui cùng tiệc Year End Party của doanh nghiệp bạn. Do đó, khi đã tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, thừa một chút còn hơn là thiếu. Đến lúc đó lại không có gì để xoay sở. Ví dụ, nếu bạn ước tính số người tham dự là 500 người, thì khi đặt bàn cho buổi tiệc, bạn nên đặt 600, để chắc chắn rằng mọi người đều được đón tiếp một cách chu toàn nhất.

3. Lên thời gian, địa điểm cụ thể

Vì thông thường tiệc Year End Party sẽ được kết hợp cùng Lễ Giáng Sinh. Nên sẽ được tổ chức vào đêm 24/12 hoặc có thể là 23/12. Một buổi tiệc Year End Party hoàn chỉnh thường được tổ chức trong 2-3 tiếng. Do đó, bạn nên bắt đầu buổi tiệc vào lúc 6-7h tối để mọi người có thể tham gia trọn vẹn buổi tiệc mà không phải lo về sớm.

 

Công ty tổ chức sự kiện

Bạn nên canh thời gian để mọi người đều có thể tham gia trọn vẹn buổi tiệc.

Nơi tổ chức sự kiện Year End Party là một thách thức cho các công ty tổ chức sự kiện. Đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ có thể chọn các khách sạn uy tín và sang trọng. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp lớn, quy mô hoạt động rộng thì nơi tổ chức cần phải có diện tích rất rộng, với sức chứa có thể đạt tới 1000 người. Nên hiện nay, các công ty tổ chức sự kiện tại thành phố Hồ Chí Minh đưa ra một giải pháp khá hiệu quả cho các doanh nghiệp này. Chính là tổ chức tiệc ngoài trời ở những nơi du lịch sinh thái. Vừa mát mẻ, rỗng rãi, lại thoáng đãng.  

4. Nghĩ thực đơn cho buổi tiệc

Cách tốt nhất để có một thực đơn hợp khẩu vị của số đông nhân viên và làm cho buổi tiệc thêm hoàn hảo, chính là thực hiện khảo sát. Thông qua kết quả khảo sát, bạn sẽ biết được mình (hoặc các công ty tổ chức sự kiện) nên chọn dòng ẩm thực nào cho phù hợp. Vừa tăng điểm cho buổi tiệc, lại vừa tránh hao phí vì thức ăn bị bỏ thừa.

 

tổ chức sự kiện

Làm bản khảo sát để hiểu rõ khẩu vị của nhân viên.

5. Tuyển MC cho buổi tiệc

Hiện nay, đa số các công ty đều có MC riêng. Nghĩa là một nhân viên bất kỳ trong công ty có khiếu hài hước, năng động, linh hoạt, chính xác, nhiệt tình, và giỏi diễn đạt. Lợi thế của việc có sẵn MC trong công ty chính là người đó sẽ hiểu được cá tính của từng nhân viên và văn hóa doanh nghiệp để có thể chèo lái buổi tiệc thành công, khiến mọi người ai cũng hào hứng theo dõi các tiết mục sắp diễn ra.

Nếu doanh nghiệp không có sẵn MC thì bạn cũng đừng lo lắng. Vì các công ty tổ chức sự kiện tại thành phố Hồ Chí Minh luôn hợp tác với đội ngũ MC giàu kinh nghiệm trong việc dẫn dắt các buổi tiệc. Dịch vụ họ mang đến cho bạn chính là tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, nên khi thuê các Công ty tổ chức sự kiện này, bạn không cần phải đau đầu lo lắng cho các chi tiết đấy nữa.

6. Lên kịch bản và thời gian cho chương trình

Lên kịch bản cho chương trình nghĩa là phát họa cấu trúc của chương trình. Ví dụ như một buổi tiệc Year End Party thường thường sẽ có 5 phần như:

  • Lãnh đạo công ty phát biểu
  • Chương trình giao lưu văn nghệ
  • Các trò chơi giao lưu và trúng thưởng
  • Trao phần thưởng
  • Bế mạc và cám ơn các vị khách quý đã tham dự

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Nên có kịch bản và thời gian biểu để buổi tiệc được diễn ra theo đúng kế hoạch.

Lên thời gian cho chương trình là lên kế hoạch chi tiết cho từng phần của buổi tiệc. Ví dụ như sau:

  • Lãnh đạo công ty phát biểu: 10 phút
  • Chương trình giao lưu văn nghệ: 60 phút
  • Trò chơi giao lưu và trúng thưởng: 30 phút
  • Trao phần thưởng: 10 phút
  • Bế mạc và cám ơn: 15 phút

Mọi chi tiết xin liên hệ : 

T&H EVENT

Nguồn : T&H Event

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *