CÁC BƯỚC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG CHUYÊN NGHIỆP VÀ TIẾT KIỆM

Tổ chức hội nghị khách hàng là một trong những sự kiện quan trọng nhất được tổ chức thường niên ở các doanh nghiệp. Đây không chỉ là cơ hội phát triển mối quan hệ với khách hàng. Hội nghị khách hàng còn giúp thu hút những khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp. Vậy xây dựng chương trình tổ chức hội nghị khách hàng thế nào để đạt được kết quả tốt nhất? Hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây nhé.

1. Tổ chức hội nghị khách hàng là gì?

Hội nghị khách hàng là một sự kiện do doanh nghiệp tổ chức hàng năm. Với khách mời chính là khách hàng hoặc các đối tác chiến lược của doanh nghiệp. Hoạt động chính của chương trình là gửi lời tri ân đến khách hàng thân thiết. Quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.  Thăm dò ý kiến khách hàng để phát triển hoạt động kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp có thể gia tăng sự gắn kết với khách hàng và thu hút khách hàng.

Chương trình tổ chức hội nghị khách hàng là một trong những phương thức tri ân khách hàng phổ biến nhất hiện nay. Tổ chức hội nghị khách hàng phù hợp với những doanh nghiệp có đối tượng khách hàng chủ yếu là doanh nghiệp hoặc đối tác lớn. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thể gửi lời tri ân tới khách hàng một cách hiệu quả nhất.

2. Ý nghĩa của tổ chức hội nghị khách hàng

Ý nghĩa quan trọng nhất của chương trình chính là gặp gỡ, giao lưu với khách hàng, đối tác và các cơ quan công quyền, cơ quan truyền thông. Đây là cơ hội để doanh nghiệp củng cố và phát triển các mối quan hệ có lợi. Từ đó xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp trong cộng đồng. Có thể nói hội nghị khách hàng là một cơ hội để thu hút sự chú ý của khách hàng.

Bên cạnh đó, sự kiện còn có ý nghĩa quan trọng trong việc phát triển dịch vụ và sản phẩm. Những ý kiến của khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp có được hướng đi đúng đắn và hợp lý hơn. Phát triển và định hướng chiến lược thông qua khách hàng là một phương thức hiệu quả để đáp ứng đầy đủ nhu cầu và mong muốn của khách hàng trên thị trường.

3. Các bước tổ chức hội nghị khách hàng

Kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng là một quá trình gồm nhiều giai đoạn khác nhau. Yêu cầu sự đồng bộ tuyệt đối trong quá trình thực hiện. Các bước tổ chức bao gồm:

Xác định mục đích và mục tiêu của hội nghị

Đầu tiên, bạn cần xác định mục đích chính của chương trình tổ chức hội nghị khách hàng là gì? Để lên kế hoạch về nội dung và hình thức phù hợp nhất. Một số mục đích phổ biến có thể kể đến như giới thiệu sản phẩm, tri ân khách hàng hay tổng kết cuối năm. Sau khi xác định mục đích, bạn sẽ có thể đề ra các mục tiêu mong muốn sau sự kiện. Đây sẽ là cơ sở đánh giá hiệu quả của hội nghị một cách chính xác nhất.

Lên danh sách khách mời

Một trong những bước quan trọng trong việc xây dựng chương trình tổ chức hội nghị khách hàng đó là lên danh sách khách mời. Người tổ chức sự kiện sẽ phải thống kê khách hàng của doanh nghiệp. Từ đó, lên danh sách khách mời đầy đủ nhất dựa trên những thông tin cần thiết. Sau khi có danh sách khách mời, doanh nghiệp sẽ bắt đầu gửi thư mời trước thời gian tổ chức.

Xác định thời gian và địa điểm

Thời gian của hội nghị cần đảm bảo phù hợp với lịch trình của doanh nghiệp và khách mời. Bên cạnh đó, địa điểm cũng là một yếu tố quan trọng góp phần tạo nên sự thành công. Tùy thuộc vào danh sách khách mời cũng như thời gian tổ chức đã xác định, phòng tổ chức sẽ tìm kiếm địa điểm tổ chức phù hợp. Những địa điểm tổ chức được ưa chuộng có thể kể đến là: các phòng hội nghị ở các khách sạn hoặc các trung tâm hội nghị chuyên nghiệp. Những địa điểm này không chỉ đảm bảo cơ sở vật chất tiện nghi mà còn có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tận tâm.

Lên ý tưởng và kịch bản hội nghị

Ý tưởng và kịch bản của hội nghị cần được xây dựng phù hợp với mục đích cụ thể. Điều này  góp phần tạo nên sức hấp dẫn đối với khách hàng và công chúng. Thông thường, việc lên ý tưởng và kịch bản sẽ được các doanh nghiệp giao cho các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để giúp hội nghị trở nên mới lạ, thu hút và chuyên nghiệp hơn.

Checklist hội nghị

Bạn cần lập 1 checklist tất cả các công việc chuẩn bị cho hội nghị thật kỹ lưỡng. Việc này giúp người tổ chức tiết kiệm thời gian trong việc theo dõi tiến độ chuẩn bị hội nghị. Nhưng vẫn đảm bảo chất lượng công việc. Kiểm tra các công việc còn giúp bạn dự phòng những trường hợp xấu và có giải pháp kịp thời.

4. Một số lưu ý khi tổ chức hội nghị khách hàng

Những lưu ý trong việc lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng sẽ giúp những người tổ chức dễ dàng và thuận lợi hơn khi chuẩn bị cho hội nghị của doanh nghiệp.

Bạn nên tính toán những chi phí cần trả để xác định được ngân sách phù hợp cho sự kiện. Việc xác định ngân sách sẽ giúp bạn kêu gọi tài trợ và phân bổ chi phí hợp lý nhất.

Đặc biệt bạn nên đặt phòng trước khoảng 2 tháng để đảm bảo không xảy ra tình trạng hết phòng. Mặt khác điều này còn giúp hội nghị có được sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chu đáo.

Những thành phần nhân sự không thể thiếu trong một hội nghị khách hàng có thể kể đến: lễ tân, người dẫn chương trình hay điều phối viên. Cần phân bổ và chỉ định nhân sự hợp lý để hội nghị diễn ra suôn sẻ và thuận lợi.

Tổ chức hội nghị khách hàng là một công việc cần thiết. Nó đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp. Hy vọng chia sẻ trên của T&H Event đã giúp các bạn có thêm những thông tin hữu ích về hoạt động này.

Mọi chi tiết xin liên hệ : 

T&H EVENT

Nguồn : T&H Event

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *