CÁC HÌNH THỨC GỬI THƯ MỜI KHI TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG

thư mời khi tổ chức hội nghị khách hàng

Dù bạn là công ty có chuyên tổ chức hội nghị khách hàng hay không thì khi lên bảng kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng, bạn cần lưu ý hình thức gửi thu mời. Cái nào mới là thích hợp, hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất cho doanh nghiệp của bạn? Dưới đây là 3 cách thức thông báo đến khách hàng và đối tác phổ biến nhất trong giới doanh nghiệp mà bạn có thể tham khảo.

thư mời khi tổ chức hội nghị khách hàng

1.Gửi trực tiếp

Một trong những cách vô cùng phổ biến để thông báo với đối tác hoặc khách hàng thân thiết về việc tổ chức hội nghị khách hàng chính là gửi trực tiếp tận tay. Mặc dù hình thức này khá hao tổn về sức lực. Nhưng đổi lại, nó lại mang đến cảm giác được trân trọng và tin tưởng cho người nhận. Hơn nữa, việc gửi trực tiếp giúp cho doanh nghiệp chắc chắn thư mời dự hội nghị khách hàng đã đến tận tay người nhận.

Một thư mời tham dự buổi hội nghị khách hàng nhất định phải được ghi rõ ràng những thông tin sau:

Ngoài ra,thư mời cần phải được thiết kế tỉ mỉ, sắc sảo và thu hút để kích thích người nhận đến tham gia và tin tưởng vào sự làm việc chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Do đó, nếu nội bộ của công ty không đủ kỹ năng, bạn có thể thuê các công ty chuyên tổ chức hội nghị khách hàng như T&H Event để đem đến cho đối tác và khách hàng là thư mời hoàn hảo nhất.

gửi trực tiếp

2.Gửi qua các thiết bị điện tử

Đây cũng là một hình thức mời người tham dự được nhiều công ty áp dụng. Trong hình thức này, có 2 phương tiện được sử dụng nhiều nhất, bao gồm di động và qua email.

 a.Di động

Doanh nghiệp sẽ soạn những mẫu tin nhắn với đầy đủ thông tin cần cung cấp cho khách hàng, đối tác và sau đó  gửi tin nhắn qua những số điện thoại đã có. Bạn cần lưu ý người nhận trong tin nhắn không bị nhầm. Nếu không, chẳng những khách hàng không sẵn lòng đến tham dự và còn có cái nhìn không thiện cảm về công ty của bạn.

Ngoài gửi tin nhắn ra, bạn cũng có thể gọi điện thoại trực tiếp. Bạn sẽ cử các tổng đài viên hoặc một vài nhân viên ăn nói lưu loát, và có kỹ năng giao tiếp . Tuy nhiên, sau khi kết thúc những cuộc gọi, bạn cũng nên gửi thêm mẫu tin nhắn với đầy đủ các thông tin để tránh việc đối tác.

di động

b.Email

Nếu bạn thắc mắc việc gửi tin nhắn di động và gửi qua email có gì khác nhau thì dưới đây chính là 2 lợi ích tiêu biểu.

  • Thiết kế: không phải chỉ toàn chữ và chữ, dài thòng như một tin nhắn di động. Thư mời được gửi qua email có thể được thiết kế với nhiều kiểu, màu sắc và bố cục khách nhau. Điều này sẽ giúp khách hàng dễ dàng nắm bắt thông tin và nhìn bắt mắt hơn.
  • Xác nhận tham dự: nhờ vào sự phát triển của công nghệ thông tin, khi bạn gửi thư mời qua email. Từ những nút chọn này, đối tác, thậm chí người ta có thể đến tham dự buổi hội nghị khách hàng hay không. Những điều này rất bổ ích trong việc chuẩn bị tài liệu, chỗ ngồi khi lê kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng. Không những giúp bạn tiết kiệm chi phí tổ chức hội nghị khách hàng.

e-mail

3.Gửi qua phương tiện truyền thông

Cuối cùng, với những doanh nghiệp lớn sỡ hữu nhiều khách hàng cũng như là đối tác thì việc thông báo tổ chức hội nghị khách hàng qua phương tiện truyền thông là một giải pháp được lựa chọn hàng đầu. Phương tiện truyền thôn ở đây có thể là qua đài truyền hình, báo chí, và các mạng xã hội.

Tuy nhiên, hình thức này lại tồn tại nhiều điều bất cập.

  • Thứ nhất, bạn phải chi một khoảng kha khá chi phí cho các bên truyền thông để đưa tin. Chắc chắn điều này sẽ làm cho chi phí tổ chức hội nghị khách hàng của doanh nghiệp độn lên thêm một khoảng đáng kể.
  • Thứ hai, không có gì để bạn có thể chắc chắn rằng những mẫu thông báo này sẽ tiếp cận đúng và đủ lượng khách hàng và đối tác mà bạn muốn.

Mỗi hình thức gửi lời mời đều có 2 mặt: tích cực và tiêu cực. Do đó, tùy vào quy mô của công ty, nguồn kinh phí, và nhân lực, các doanh nghiệp có thể chọn ra cách gửi thư mời hiệu quả nhất.

truyền thông xã hội
các phương tiện truyền thông

Mọi chi tiết xin liên hệ : 

T&H EVENT

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *