TỐ CHẤT CỦA CHUYÊN GIA TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Đa số mọi người vẫn nghĩ những người tổ chức sự kiện thì đều năng động và sáng tạo. Điều đó không sai. Nhưng thực chất thì họ cần nhiều hơn như vậy, đặc biệt là những Chuyên gia tổ chức sự kiện. Ngoài năng động và sáng tạo ra, có nhiều kỹ năng khác góp phần tạo nên một chuyên gia tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, như quản lý rủi ro, quán xuyến tài chính, khả năng giao tiếp và đàm phán, v.v. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn những đức tính cần có của một Chuyên gia tổ chức sự kiện.

1. Định hướng bản thân

Biết rõ mình là ai

Người xưa có câu Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng. Trước khi dấn thân, bạn cần phải xác định được mình là ai, mình muốn trở thành ai, mình có thế mạnh gì, và mình cần trau dồi thêm kỹ năng gì. Từ đây, bạn mới có thể hiểu được mình có hợp với công việc trở thành một Chuyên gia tổ chức sự kiện hay không. Hay mình cần phải thay đổi điều gì để thích ứng với nó.

Tuy nhiên, một Chuyên gia tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường sở hữu những tố chất như: khả năng lãnh đạo, óc sáng tạo, khả năng giao tiếp và kỹ năng giải quyết các vấn đề phát sinh.

 

Bạn phải biết rõ mình là ai

Không bao giờ là đủ cho 2 từ “Kinh nghiệm”

Kinh nghiệm nằm ở những nơi bạn đặt chân đến, những người bạn gặp, và những công việc bạn làm. Đừng bao giờ nghĩ mình đã đủ giỏi, đã chinh chiến nhiều nên kinh nghiệm đầy mình. Nếu bạn giỏi hơn nhiều người, thì cũng sẽ có rất nhiều người khác giỏi hơn bạn. Hơn nữa, nghề này đòi hỏi bạn phải có cái nhìn và kỹ năng đa chiều trong cách nhìn nhận và giải quyết sự việc. Nên để trở thành một Chuyên gia tổ chức sự kiện, bạn đừng bao giờ khước từ cơ hội được học hỏi, trao đổi kinh nghiệm từ những người xung quanh. Đây chính là nguồn tư liệu sống giúp bạn hoàn thiện mình mỗi ngày.

2. Yêu cầu để trở thành Chuyên gia tổ chức sự kiện

Óc sáng tạo

Óc sáng tạo của bạn sẽ được áp dụng vào những chi tiết nhỏ nhất của sự kiện, như cách trang trí đèn, bàn ghế, hoa, trình tự các tiết mục biểu diễn, hay cách MC truyền tải các thông điệp, thậm chí là cách chọn lựa địa điểm. Sự sáng tạo của bạn sẽ được người ta cảm nhận khi nghe, nhìn, nếm, chạm, và trải nghiệm. Tóm lại, bạn phải làm sao để người tham dự phải “WOW” khi vừa đặt chân đến sự kiện. Khi đó, bạn đã thành công.

Người ta vẫn quan niệm sáng tạo là một trong những đức tính trời phú. Nhưng thực ra bạn vẫn có thể trau dồi sự sáng tạo của mình mỗi ngày. Hãy chịu khó quan sát và học hỏi từ mọi thứ diễn ra xung quanh bạn. 90% sự sáng tạo bạn nhìn thấy mỗi ngày chính là nhờ sự “xào nấu” lại nhiều thứ hằng ngày. Nên hãy cứ góp nhặt những gì người khác làm được. Đến một ngày, bạn sẽ có thể gộp chúng lại và biến tấu để trở thành một sự đổi mới của riêng mình. Không ở đâu xa, đó chính là sáng tạo.

Kỹ năng dựng/viết kịch bản

Một người có thể viết được một kịch bản hay, thu hút, và độc đáo, chắc chắn người đó phải có óc sáng tạo. Vì họ phải tự vẽ ra trong đầu bức tranh toàn cảnh của buổi event. Mọi thứ nên diễn ra như thế nào? Trình tự các phần trong event diễn ra làm sao để tạo sự mới lạ. Điều này tất nhiên phải đòi hỏi bạn một quá trình lâu dài tiếp xúc và trải nghiệm.

Bên cạnh đó, khả năng diễn đạt qua từng con chữ cũng vô cùng quan trọng. Thực chất, kịch bản của bạn sẽ khó thành công khi bạn có ý tưởng hay nhưng câu chữ để diễn đạt thì lại nghèo nàn. Nghĩ gì thì viết nấy. Mỗi ngày viết một ít, đọc một ít, giao tiếp nhiều hơn. Dần dần, câu chữ của bạn trong cả văn viết lẫn văn nói sẽ đạt được trình độ cao.

Kỹ năng viết Proposal

Trước khi nghĩ đến việc nắm trong tay bản proposal thành công, bạn phải chắc chắn mình biết cách viết chúng như thế nào, từ việc chuẩn bị đến việc lên kế hoạch. Một proposal chuẩn phải đạt được các yêu cầu sau:

  • Cung cấp thông tin tổng quan, thực tế
  • Có tính thuyết phục
  • Sắp xếp thông tin, ý tưởng hợp lý. Tránh làm khách bị rối trong hàng tá thông tin.
  • Văn phong chuyên nghiệp, ngắn gọn, xúc tích.

 

Kỹ năng viết proposal rất quan trọng

Ngoài ra, bạn cũng có thể tận dụng các công cụ có sẵn như Powerpoint hay infographic để trình bày ý tưởng của mình một cách gảy gọn và thuyết phục nhất.

Kỹ năng quản lý công việc

Để có thể quản lý công việc tốt, bạn cần phải có một to-do list. Nghĩa là danh sách các việc phải làm. Không có một khuôn khổ nào cho to-do list. Nó phụ thuộc vào tính chất công việc và cá tính của từng người. Nhưng có một điều bắt buộc khi làm to-do list đó là sự tỉ mỉ, cẩn thận. Đặc biệt, bạn nhất định phải có tính kỷ luật. Sẽ chẳng có tác dụng gì nếu bạn lập to-do list nhưng lại làm việc tùy theo sở thích, không tuân theo một quy tắc nào.

Kỹ năng quản lý tài chính

Ai cũng cần phải biết quản lý tài chính. Nhưng đối với các Chuyên gia tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, nó phức tạp hơn nhiều.

Có 3 điều bạn cần lưu ý trong việc quản lý tài chính gồm:

  • Thực tế về mức giá tổ chức sự kiện: Trước khi chốt mức giá cuối cùng, bạn phải phỏng đoán số người tham dự và nhà tài trợ. Hạng mục này đòi hỏi kinh nghiệm làm việc và khả năng tính toán của bạn. Nếu bạn không làm tốt việc này, ngân sách có thể sẽ bị thất thoát, hoặc không đủ.
  • Luôn có kế hoạch B (thậm chí C, D, E): Dựa vào kinh nghiệm của mình hoặc những người đi trước, bạn phải lường được những sự việc xấu có thể xảy ra trong sự kiện. Đừng quên hoạch định các kế hoạch để giải quyết khi rủi ro xảy ra nhé!
  • Ngân sách đề phòng rủi ro: Không ít người làm sự kiện phải đối mặt với nguy cơ thua lỗ trước khi sự kiện diễn ra. Lúc đó bạn cần một khoản ngân sách dự phòng khi cần thay đổi kế hoạch ngay phút chót.

Kỹ năng triển khai và giám sát thực hiện

Bạn nhất định phải nhớ, kỹ năng triển khai và giám sát thực hiện luôn đi song song cùng nhau. Để có được hai kỹ năng này, bạn cần giỏi những yếu tố nhỏ khác, bao gồm: kỹ năng giao tiếp, quản lý thời gian, tính tỉ mỉ, và khả năng giữ bình tĩnh.

 

Mọi thứ cần phải hoàn chỉnh nhất có thể

  • Kỹ năng giao tiếp: giao tiếp ở đây là cách bạn nói chuyện và phân luồng công việc cho cấp dưới của mình. Bạn cần nhận thức được khi nào cần cứng rắn, khi nào cần mềm mỏng để điều phối tốt nhất.
  • Kỹ năng quản lý thời gian: trong tổ chức sự kiện đặc biệt là tổ chức hội nghị, hội thảo từng phút từng giờ điều quan trọng.  Việc quản lý và để mọi việc diễn ra đúng giờ giúp cho sự kiện diễn ra tốt đẹp. Nó cũng giúp các nhà tài trợ có cái nhìn tích cực về sự chuyên nghiệp của bạn.
  • Tính tỉ mỉ: nếu một sai sót nhỏ cũng có thể khiến bạn khó chịu thì khách tham dự họ cũng vậy. Do đó, bạn cần phải chú ý, dù đó là những chi tiết nhỏ xíu trong buổi event. Mọi người nhất định sẽ muốn biết người đứng sau chỉ đạo là ai, khi mà những tiểu tiết của event cũng được chuẩn bị một cách hoàn hảo đấy!
  • Khả năng giữ bình tĩnh: mọi thứ đều có lúc này lúc kia. Nên lắm lúc bạn sẽ phải đối diện với những khó khăn trong công việc, khiến bạn bực bội. Tuy nhiên, bạn nhất định phải biết cách kiềm chế cảm xúc của bản thân. Trong mọi tình huống, nhất định phải giữ được bình tĩnh.

Hoạch định và quản lý rủi ro

Sự thật là hiếm có sự kiện nào suôn sẻ từ đầu đến cuối. Không trục trặc lớn thì cũng trục trặc nhỏ. Do đó, công việc hoạch định và quản lý rủi ro cũng đóng vai trò thiết yếu để trở thành Chuyên gia tổ chức sự kiện.

Càng nhiều rủi ro được dự đoán thì phần trăm chúng ảnh hưởng đến bạn càng thấp. Vậy nên, sự kiện càng lớn thì bạn càng phải dành nhiều thời gian để dự đoán các rủi ro. Các rủi ro có thể là thời tiết, số lượng khách tham gia, mất điện, ẩu đả, v.v.

Là Chuyên gia tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, cần nhạy cảm với các rủi ro có thể xảy ra. Thay vì hoảng hốt và lo lắng, bạn nên tập dần cách chấp nhận chúng, đánh giá mức độ nghiêm trọng và vạch ra hướng giải quyết tốt nhất.

Giấy phép tổ chức và nhà cung cấp

Bạn nên tự tìm hiểu hoặc có thể học hỏi từ những người đi trước để biết các cơ quan hành chính, luật lệ, giấy tờ, và thủ tục phải hoàn thành trước khi tổ chức sự kiện. Chưa hết, ngoài các công việc liên quan đến thủ tục giấy tờ này ra, bạn còn cần phải làm việc với bên cung cấp dịch vụ. Công đoạn này đòi hỏi kỹ năng giao tiếp và đàm phán của bạn.

 

Đàm phán tốt để thành công

Dưới đây là một số lưu ý cho bạn trước khi làm việc với nhà cung cấp:

  • Các yêu cầu, điều khoản phải được liệt kê rõ ràng
  • Tìm hiểu kỹ năng lực của nhà cung cấp thông qua mạng internet và đánh giá từ người quen. Bạn cũng có thể yêu cầu họ gửi những dự án họ từng làm để chứng minh năng lực.
  • Hợp đồng phải được ký kết giữa các bên liên quan
  • Hợp tác trên tinh thần trách nhiệm và tôn trọng lẫn nhau

3. Hiểu mình để tìm được môi trường phù hợp

Hiện nay, có rất nhiều công ty tổ chức sự kiện tại thành phố Hồ Chí Minh. Đây là những nơi các bạn trẻ có thể thử sức mình trên con đường trở thành chuyên gia tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Tuy nhiên, mỗi công ty tổ chức sự kiện tại thành phố Hồ Chí Minh sẽ có môi trường và văn hóa làm việc khác nhau. Nên bạn cần hiểu rõ cá tính và khả năng của mình để có thể tỏa sáng.

Tuy nhiên, thông thường, các bạn sẽ phải bắt đầu với các loại hình sự kiện đơn giản trước, như tổ chức hội nghị, hội thảo. Sau một thời gian được tôi luyện, bạn mới có thể tham gia vào các sự kiện phức tạp, mang tầm cỡ lớn hơn của các thương hiệu. Vì tổ chức hội nghị, hội thảo ít khi xảy ra những sự cố phát sinh. Điều này giúp bạn tránh những trường hợp có thể bị sốc hoặc nhụt chí.

Mọi chi tiết xin liên hệ : 

T&H EVENT

    • Website : https://thevent.vn
    • Email     : contact@thevent.vn
    • Địa chỉ   : 5/49/3 Nơ Trang Long, Phường 7, Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh.
    • Hotline  : 0942231795

Nguồn : T&H Event

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *