TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT

công ty tổ chức sự kiện

Khái niệm tổ chức sự kiện có lẽ đã dần quen thuộc với người Việt Nam chúng ta. Tuy nhiên, ở các nước phát triển, đây là một công việc vô cùng hot. Vì nó rất phổ biến trong cuộc sống của chúng ta. Đối với các công ty thì đây là một hoạt động góp phần đánh bóng thương hiệu. Vậy thực chất sự kiện là gì? Có mấy dạng sự kiện cơ bản, và tổ chức sự kiện như thế nào để đạt chuẩn? Mong rằng bài đọc này sẽ giúp bạn hiểu hơn về chủ đề này.

1. Sự kiện là gì?

Nhiều năm về trước, người ta quan niệm những lễ hội hoành tráng, có ảnh hưởng đến đời sống xã hội của nhân dân, được các báo chính thống đưa tin mới được gọi là sự kiện. Người ta lại liên tưởng đến các cuộc thi sắc đẹp như Hoa hậu Hoàn vũ, hay các cuộc thi về thể thao như Seagame. Tuy nhiên, định nghĩa đó đã thay đổi rất nhiều theo thời gian. Đặc biệt, sự thay đổi đó lại vô cùng ý nghĩa đối với các doanh nghiệp.

Các hoạt động tiếp thị và thương mại giờ đây cũng được gọi là sự kiện. Không quan trọng quy mô lớn hay nhỏ. Chỉ cần đó là nơi có sự giao lưu giữa doanh nghiệp và doanh nghiệp hay doanh nghiệp và khách hàng, thì đó chính là sự kiện.

Nói nôm na, sự kiện là một hoạt động được tổ chức ở các địa điểm cố định, tại một khung thời gian cố định và tập trung toàn bộ nguồn lực của doanh nghiệp để truyền tải thông điệp đến cho đối tác, khách hàng, và cộng đồng.

2. Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là một cụm từ sử dụng cho tất cả các công đoạn để biến một sự kiện thành sự thật. Từ công đoạn lên ý tưởng, thực thi, tất tần tật mọi thứ cho đến khi sự kiện kết thúc. Không có gì quá phức tạp trong cụm từ tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải phân biệt được các loại sự kiện, điểm giống và khác nhau giữa chúng là gì để có thể tạo ra những sự kiện đạt chuẩn.

a. Tổ chức sự kiện khai trương

Sự kiện khai trương được xem là một trong những sự kiện quan trọng nhất của doanh nghiệp. Nó đánh dấu một bước ngoặc và là một khởi đầu cho sự thịnh vượng trong kinh doanh. Các công đoạn tổ chức sự kiện khai trương đòi hỏi sự chỉnh chu, tỉ mỉ, và hoành tráng.

Lễ khai trương là một trong những sự kiện quan trọng nhất của doanh nghiệp

Cơ bản, các công ty tổ chức sự kiện tại TP. HCM và khách hàng sẽ trải qua 5 bước trước khi tiến hành tổ chức sự kiện, bao gồm:

  1. Tiếp nhận thông tin khách hàng
  2. Phân tích thông tin và tư vấn dịch vụ
  3. Lên kế hoạch chương trình và báo giá
  4. Ký kết hợp đồng
  5. Chuẩn bị nguồn nhân lực, dụng cụ cho sự kiện khai trương
  6. Tiến hành tổ chức sự kiện khai trương

Tùy vào kinh phí và quy mô hoạt động của doanh nghiệp, công ty tổ chức sự kiện tại TP. HCM sẽ có kế hoạch rõ ràng, cụ thể, và thích hợp. Mục đích cuối cùng là để thu hút và tạo lòng tin với đối tác cũng như người tiêu dùng.

b. Tổ chức hội nghị, hội thảo

Hội nghị, hội thảo là một hoạt động mang tính chuyên môn cao. Do đó, khi tổ chức loại hình sự kiện này, bạn không thể nào quên những loại giấy tờ, tài liệu để người tham gia có thể tham khảo và có cái nhìn chính xác nhất về vấn đề được đặt ra.

Công tác chuẩn bị cho tổ chức hội nghị, hội thảo cũng bao gồm những bước cơ bản như tổ chức sự kiện khai trương. Tuy nhiên, vì đặc thù của hội nghị, hội thảo, nên phần chuẩn bị cũng có đôi chút khác biệt.

Hội nghị, hội thảo là một hoạt động mang tính chuyên môn cao.

Thứ nhất, tùy vào mục đích của cuộc hội nghị, hội thảo mà bạn có thể xác định được người tham gia là khách hàng hay đối tác. Từ đó, bạn sẽ có thể định vị được họ là ai, ở đâu? 

Thứ hai chính là người dẫn chương trình (MC). Có thể MC là những người không nắm rõ nội dung diễn ra trong hội nghị, hội thảo. Vì đó không phải là chuyên môn của họ. Nhưng chắc chắn những MC chuyên nghiệp hoàn toàn có thể dẫn dắt buổi hội nghị, hội thảo diễn ra một cách suôn sẻ và logic nhất. Do đó, trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo, bạn cần làm việc với bên MC để thống nhất. Tránh những bất đồng có thể có trong lúc sự kiện diễn ra.

c. Tổ chức hội chợ, triển lãm

Ngày nay, hội chợ, triển lãm được các doanh nghiệp coi như một cách tiếp thị hiệu quả. Vừa có thể tiếp cận được khách hàng, vừa tìm thấy đối tác lẫn đối thủ của doanh nghiệp mình. Vậy nên hội chợ, triển lãm chính là một hoạt động xúc tiến thương mại của các doanh nghiệp.

Hội chợ, triển lãm chính là một hoạt động xúc tiến thương mại của các doanh nghiệp.

Khi tổ chức hội chợ, triển lãm, có một số các lưu ý cho các bạn như đăng ký vị trí gian hàng sớm để có được vị trí đắc địa. Ngoài ra, việc thiết kế gian hàng để tạo sự thống nhất, thúc đẩy khách hàng trong việc nhận diện thương hiệu cũng vô cùng quan trọng. Tránh rườm rà, nhiều màu sắc, hình ảnh để không làm khách hàng bị rối mắt và nhiễu thông tin.

Mọi chi tiết xin liên hệ : 

T&H EVENT

    • Website : https://thevent.vn
    • Email     : contact@thevent.vn
    • Địa chỉ   : 5/49/3 Nơ Trang Long, Phường 7, Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh.
    • Hotline  : 0942231795

Nguồn : T&H Event

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *