TO-DO LIST ĐỂ TỔ CHỨC TRIỂN LÃM THÀNH CÔNG

dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm

Lên kế hoạch tổ chức triển lãm bao gồm nhiều công đoạn khác nhau nhưng bổ trợ nhau. Chúng ta có thể thấy sự xuất hiện của công đoạn lên ý tưởng, mục đích, thiết kế, cách tổ chức triển lãm, cho tới việc chọn nguồn nhân lực mấu chốt. Vì có sự góp mặt của nhiều bộ phận khác nhau, bạn nên lưu tâm đến việc tổ chức và phân bố công việc để mọi thứ được suôn sẻ.  Mặc dù kế hoạch tổ chức triển lãm sẽ linh động theo từng giai đoạn và mục đích, về căn bản, thì dưới đây chính là to-do list (những việc phải làm) gồm 40 việc bạn nên làm trước-trong-sau khi tổ chức triển lãm.

I. Những yếu tố căn bản

1. Lựa chọn loại hình triển lãm phù hợp (thương mại, nông nghiệp, thời trang, v.v.)

2. Đặt mức ngân sách

3. Lên ý tưởng cho kiến trúc bên ngoài và bên trong nơi tổ chức triển lãm

4. Thống nhất kích cỡ của các khung treo quảng cáo

II. Thiết lập mục tiêu tổ chức triển lãm

5. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu

6. Đặt mục tiêu cuối cùng bạn muốn đạt được thông qua buổi triển lãm

    • Mục tiêu cho doanh thu
    • Mục tiêu cho mức độ nhận diện thương hiệu

Đặt ra mục tiêu cuối cùng mà bạn muốn

III. Bạn cung cấp những gì?

7. Xác đinh mặt hàng, sản phẩm, dịch vụ mà bạn muốn trưng bày

8. Điều bạn trông cậy nhất sau việc tổ chức sự kiện này là:

    • Ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới
    • Cung cấp cho khách hàng những chuyên trường khuyến mại
    • Cung cấp cho khách hàng những trải nghiệp sản phẩm miễn phí

9. Xem lại cơ hội xuất hiện của diễn giả để tăng sự hấp dẫn cho buổi triển lãm

10. Xem lại cơ hội tổ chức thêm các buổi hội thảo nhỏ tại triển lãm để tăng sự tương tác

IV. Công tác thiết kế và các yêu cầu

11. Viết một bảng kế hoạch, tóm tắt đạt chuẩn cho chủ doanh nghiệp của bạn

12. Quyết định những hạng mục sau

    • Địa điểm
    • Đèm đóm
    • Tiện ích: nước, điện, mạng internet, v.v.
    • Nội thất
    • Thảm/trải sàn (nếu cần)
    • Đồ ăn, thức uống
    • Dao,kéo, ly, dĩa, v.v.
    • Các thiết bị trình chiếu và thuyết trình
    • Khu vực dành cho họp hành (nếu có)
    • USB, bộ máy tích hợp, máy chiếu
    • Thùng rác

kế hoạch tổ chức triển lãm

Thiết kế kế hoạch một cách tỉ mỉ

13. Bạn đã có hệ thống thu thập dữ liệu chưa?

14. Bạn có chắc chắn triển lãm của mình đã đáp ứng đủ các yêu cầu cần thiết về an toàn không?

15. Bạn có bảo hiểm không?

16. Bạn có cần đội ngũ an ninh không?

17. Các thiết bị, giá đỡ có cần được bảo quản liền sau khi tổ chức triển lãm không?

V. Đội/Nhóm

18. Quyết định thành viên trong nhóm tổ chức triển lãm

    • Kiến tức và kỹ năng có đủ ?
    • Họ đã nắm rõ kế hoạch tổ chức triển lãm chưa?
    • Họ có thành thạo cách tổ chức triển lãm hay không?
    • Đã từng đảm nhiệm vị trí tương tự?

19. Có đồng phục cho nhân viên của doanh nghiệp chưa?

20. Bạn đã đặt địa điểm tổ chức chưa?

21. Bạn đã đặt phương tiện đi lại cho người tham dự (nếu cần) chưa?

22. Bạn đã chia ngân sách ra cụ thể cho từng khoản chưa?

23. Bạn đã chia nhân viên ra thành các nhóm chuyên biệt (tiếp thị, hậu cần, thu thập thông tin, v.v.) chưa?

cách tổ chức triển lãm

Nhân viên cũng là một yếu tố quan trọng 

VI. Tiếp thị trước buổi triển lãm

24. Bạn đã có chiến lược để thu hút người tham dự chưa?

25. Bạn đã quảng báo triển lãm trên các trang web của doanh nghiệp chưa?

26. Bạn đã quảng báo triển lãm trên các phương tiện truyền thông, đặc biệt là mạng xã hội chưa?

27. Bạn đã gửi thư mời thông báo cho khách hàng chưa?

28. Bạn đã đăng thông cáo báo chí và làm việc với các kênh truyền thông để đăng bài chưa?

29. Doanh nghiệp bạn sẽ tặng gì cho người tham dự buổi triển lãm?

30. Bạn đã thiết kế và in ấn thư mời cho khách hàng và đối tác chưa? (nếu có)

31. Bạn đã thiết kế các bảng quảng cáo lớn và nhỏ cho gian hàng của mình chưa?

VII. Các công việc liên quan đến giấy tờ và thời gian

32. Bạn đã ký tên và đưa lại mẫu tờ khai cho ban tổ chức triển lãm chưa?

33. Bạn đã lên lịch cho việc di chuyển, lắp đặt, và tháo dỡ gian hàng chưa?

tổ chức triển lãm

Quản lí thời gian chặt chẽ

VIII. Tại buổi triển lãm

34. Bạn đã lấy hợp đồng  từ ban tổ chức chưa?

35. Bạn đã thực thi kế hoạch bố trí gian hàng xong chưa?

36. Bạn đã lưu lại thông tin liên lạc của khách hàng, đối tác quan trọng chưa?

37. Đừng quên luôn để hộp đựng đồ sơ cứu khẩn cấp tại gian hàng của bạn

IX. Hoạt động đánh giá kết quả sau buổi triển lãm

38. Nhân viên của bạn có đang chăm sóc đầy đủ các khách hàng tiềm năng chưa?

39. Kết quả đạt được có khớp với mục tiêu đề ra ban đầu không?

40. Bạn đã gửi lời cám ơn với đội ngũ nhân viên tham gia vào dự án chưa?

Nhìn chung, các công đoạn chuẩn bị để buổi triển lãm thành công như mong đợi khá phức tạp. Đòi hỏi doanh nghiệp bạn không những bỏ công sức và thời gian đáng kể, mà còn phải có kinh nghiệm để làm mọi thứ hoàn chỉnh. Do đó, thuê các dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm chuyên nghiệp như T&H Event là một giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn. Với những dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm trọn gói này, bạn chỉ cần đưa ra những mục tiêu mà bạn muốn đạt được sau khi tổ chức triển lãm. Phần còn lại, các thành viên của đội ngũ chuyên về tổ chức sự kiện sẽ thay bạn thực hiện để đạt được kết quả tốt nhất!

Mọi chi tiết xin liên hệ : 

T&H EVENT

Nguồn : T&H Event

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *